Ferramenta de gestão de tarefas: conheça as melhores aqui!

Não é uma novidade que, cada vez mais, a tecnologia tem sido uma aliada dos profissionais da Odontologia, auxiliando-os a gerenciar a rotina dos consultórios de maneira otimizada. Sabemos que há inúmeras atividades essenciais para que o cliente tenha uma boa experiência como a limpeza e manutenção do local. Por isso, ter descrito em check-list das atividades rotineiras evita que essas tarefas sejam esquecidas ou negligenciadas.

Neste artigo, separamos algumas opções de ferramentas de gestão de tarefas para ajudar você a otimizar sua rotina clínica. Vamos conferir?

O que se pode entender por gestão de tarefas?

A gestão de tarefas consiste em organizar, ordenar e distribuir o fluxo de atividades de maneira lógica a fim de otimizar ou evitar um problema futuro. 

Por exemplo, antes de realizar a compra de materiais odontológicos e outros insumos para limpeza e manutenção do local é preciso conferir o estoque, se há materiais e insumos suficientes para os próximos meses e se há caixa disponível para aquisição desses produtos.

Outro exemplo seria a limpeza e organização do local antes e depois do atendimento, além de garantir a biossegurança, também auxiliar na experiência do cliente.

Ou ainda, estabelecer em seu calendário, um dia para analisar o número de atendimentos e verificar se houve alguma sazonalidade e, assim, estudar formas de aumentar o número de clientes nos períodos de baixa procura.

Por isso, a gestão de tarefas é importante para criar procedimentos que garantam o pleno funcionamento da rotina clínica. Confira abaixo a lista de ferramentas de gestão de tarefas para otimizar ainda mais sua rotina clínica.

Quais são as principais ferramentas de gestão de tarefas para o gerenciamento de consultórios odontológicos?

Trello

Iniciamos a nossa lista com uma das ferramentas de gestão de tarefas mais conhecidas — o Trello. Basicamente, podemos defini-lo como uma solução de gerenciamento de atividades para projetos e/ou equipes.

No Trello, essa organização se dá por meio de cartões, de modo que cada um apresenta uma lista com as tarefas que podem estar sob a responsabilidade de um profissional específico ou ser compartilhadas por todo o time. Dentre as principais funções da aplicação, estão:

• Atribuição das atividades;
• Verificação do andamento de cada uma;
• Manuseio facilitado e flexível de quadros Kanban;
• Comunicação em tempo real com os demais envolvidos, quando cabível.

Asana

Desenvolvida por Justin Rosenstein, ex-líder de tecnologia do Facebook, e Dustin Moskovitz, cofundador, essa ferramenta de gestão de tarefas é bastante popular. Em termos simples, ela permite que os usuários façam o gerenciamento do fluxo de trabalho de uma atividade e/ou de um projeto com a definição da padronização das interfaces conforme as preferências e as demandas. 

Por meio dela, é possível criar e gerir as tarefas tanto de forma individual quanto com a atribuição a projetos, sendo viável realizar o acompanhamento a partir de diversos dispositivos, como desktop, tablets, smartphones etc. Além disso, o Asana trabalha com módulos que auxiliam o usuário a manter o foco sobre as atividades de maior urgência ou prioritárias, e fazer o compartilhamento de arquivos, promovendo a colaboração entre os integrantes dos times. 

Evernote

Também bastante popular entre as aplicações para o gerenciamento de tarefas, o Evernote é uma excelente alternativa por dispor de muitos recursos visuais. Por meio do programa, você tem a chance, por exemplo, de anexar uma imagem “vinculada” à atividade, o que pode ser interessante para a facilitação da visualização ou até para a ilustração de uma ideia.

Além disso, o Evernote possibilita que os usuários salvem endereços da Internet e digitalizem documentos, disponibilizando um sistema de armazenamento em nuvem próprio com até 40 MB mensais na versão gratuita. Contudo, é viável optar pelo pagamento mensal do programa, havendo a chance de passar a contar com até 500 MB.

Studio

OO Studio é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) bastante completo e robusto, disponibilizando recursos que vão desde a gestão financeira e o gerenciamento de projetos até o acesso a ferramentas de BI (Business Intelligence).

Quando utilizado como uma ferramenta de gestão de tarefas, o programa oferece fluxos de trabalho personalizáveis conforme as necessidades do usuário. Além disso, um sistema de monitoramento e controle que pode ser visualizado nos mais diversos formatos, como Kanban (quadro com divisão de tarefas utilizando marcadores como o post-it), em listas, entre outras opções.  

Microsoft OneNote

Por meio dessa aplicação, o usuário consegue ordenar todas as tarefas no formato de blocos, o que viabiliza a manutenção de um controle maior sobre o rendimento dos times envolvidos. Além disso, um dos principais diferenciais do OneNote, em comparação às demais ferramentas de gestão de tarefas, é a possibilidade de haver a integração com outras ferramentas e programas da Microsoft.

Outras das suas vantagens são a viabilidade de dar destaque às atividades que são prioritárias e a facilidade de compartilhá-las.

Por que fazer uso dessas ferramentas de gestão de tarefas na rotina do consultório?

A tecnologia está cada vez mais presente na Odontologia e no universo corporativo, de forma geral. Ela traz maior praticidade, elevando a produtividade, tornando os processos mais eficientes e, consequentemente, impactando positivamente a satisfação dos pacientes.

Naturalmente, seu público também passou a ser mais exigente e menos tolerante a determinados inconvenientes, como a falta de pontualidade no atendimento. Com isso, torna-se imperativa a automatização do gerenciamento das rotinas.

A ausência de automação, embora não implique a falta de qualidade no serviço prestado pelo dentista, torna as atividades cotidianas sujeitas a falhas humanas. Entre elas, erros no agendamento de consultas, atrasos no atendimento, deslizes no controle de estoque, entre outras atividades rotineiras. 

Como você pôde ver, para garantir o crescimento do seu consultório, é fundamental vê-lo como uma empresa. Isso quer dizer que é imprescindível usar ferramentas de gestão de tarefas para otimizar — e automatizar — os processos relativos ao gerenciamento e tornar viável a dedicação integral à atividade-fim.

Sendo assim, avalie as principais demandas que têm tomado mais do seu tempo atualmente e aposte nas soluções listadas neste post. Faça da tecnologia uma aliada para o seu desenvolvimento e para o alcance de melhores resultados.