Confira as principais dicas de organização para dentistas

Muitas pessoas acreditam ser impossível ter uma boa organização para dentistas devido a todas as especificidades que um consultório odontológico tem. São tantas tarefas e conciliações de agendas que pode mesmo parecer impossível cumpri-las.

Neste artigo você encontrará as principais dicas para que consiga ter um consultório organizado de verdade. Você conhecerá os meios para conseguir um melhor controle de estoque, fazer um planejamento financeiro eficiente e controlar melhor os horários. Não perca mais tempo e prossiga na leitura!

1. Organização das consultas

Nada melhor do que iniciar as dicas de organização para um consultório odontológico por um dos temas de maior destaque: a agenda de consultas. É relativamente comum que vários profissionais passem pelos mesmos problemas relacionados a esse assunto, principalmente nos estágios iniciais na carreira de dentista. No entanto, o problema também aflige profissionais mais experientes.

Dificuldades para encaixar pacientes de última hora, cancelamentos sem aviso prévio, superlotação ou falta de pacientes. Essas são apenas algumas das dificuldades enfrentadas por dentistas em consultórios de qualquer porte.

Para que nenhuma dessas situações ocorra, é altamente indicado conhecer a fundo a rotina do local. Isso faz grande diferença e pode ser um agente positivo na organização, pois a marcação, remarcação e encaixe de pacientes pode se dar de maneira mais otimizada. A velha tática de manter contato dias antes para lembrar da consulta ajuda a evitar atrasos e cancelamentos.

Nesse sentido, vale a recomendação de usar os meios digitais sempre que possível. Todos estão cada vez mais conectados, e não ter um meio de contato por essa via pode significar grandes perdas de produtividade para o consultório. Adicionalmente, até mesmo procedimentos automatizados podem ser implementados para auxiliar na tarefa, evitando que o próprio consultório deixe de fazer um comunicado prévio de consulta.

E mais: muitas vezes quem pode se atrapalhar com a organização da agenda é o próprio profissional. Por isso é tão importante investir em tecnologia, pois as ferramentas online permitem que um dentista consulte sua agenda a partir de qualquer lugar. Assim, fica mais fácil se preparar para os atendimentos conforme a agenda encontra-se preenchida.

2. Duração dos procedimentos

Essa é uma questão que gera diversos debates entre os profissionais da odontologia porque muitos deles consideram que algumas etapas do atendimento comprometem sua capacidade de auferir faturamento. O caso especial fica por conta das famosas avaliações. O assunto tem tanta repercussão que vários profissionais não fazem mais o procedimento de forma gratuita.

A verdade é que entre os processos de intervenção não há muito o que ser dito, pois cada profissional sabe o tempo que necessita para atender bem cada paciente. No entanto, todo tratamento começa pela consulta inicial: a avaliação.

Se pensarmos bem, esse é um dos momentos mais importantes no relacionamento com um cliente, especialmente se houve investimento em ações de marketing para trazê-lo até o consultório. Realmente, não faz sentido nenhum empregar recursos para atrair o cliente e não dar a devida atenção para que a venda seja concretizada.

Sendo assim, vale a pena reservar um tempo específico para fazer esse tipo de atendimento e buscar seguir o script à risca. Isso pode ajudar de duas formas: a primeira delas é fechando negócio com o paciente, já que está sendo dedicada uma atenção especial ao seu caso; em segundo lugar, a organização pode ser mantida, permitindo que o dentista alcance sua meta de atendimentos diários em seu consultório.

3. Participação em cursos e eventos de odontologia

Provavelmente você não achará nada óbvio que a participação de um profissional em eventos de odontologia possa contribuir para a organização de seu consultório. No entanto, nada poderia estar mais longe da verdade, pois a ajuda é muito grande nesse sentido.

A ideia inicial de participar de feiras e congressos é de manter-se atualizado às tendências do mercado e ampliar o networking. Esses realmente são os primeiros objetivos de um profissional, e ambos podem ajudar na organização de processos.

Frequentemente existem palestras de fornecedores de soluções para otimizar as rotinas de um consultório e aumentar seu faturamento. Participar desses eventos poderá ampliar a capacidade de gerência que um profissional tem de sua clínica.

O segundo ponto é relativo à rede de contatos. Alguns podem não perceber seu potencial, visto que o contato será com outros profissionais da área, e não de forma direta com pacientes. Porém, cabe lembrar que, futuramente, em uma indicação, você pode ser lembrado, quer seja pela qualidade dos seus serviços ou mesmo pela empatia causada durante um contato. Portanto, preze sempre pela participação em eventos de sua área. Os retornos podem se estender pelo longo prazo.

4. Controle de estoque

Fazer um acompanhamento devido de todos os materiais que são necessários ao funcionamento da clínica é essencial. A razão disso é que acúmulos de materiais desnecessários drenam grande parte do potencial de investimento de um consultório e podem custar muito tempo em processos de reorganização.

Além disso, o estoque representa uma parte significativa do planejamento financeiro de um empreendimento no ramo de odontologia. Prova disso são materiais que têm validade reduzida. Uma falta de controle desses tipos de utensílios pode levar a um desconforto principalmente em casos em que seja tomada consciência da falta do produto durante o atendimento a um paciente.

Para que esse tipo de percalço não ocorra em seu consultório, vale se utilizar das técnicas de controle de estoque já existentes. Uma das mais eficientes certamente é o bom e velho inventário. Ele é capaz de apontar com precisão todas as informações referentes aos itens já comprados pelo consultório. Afinal de contas, tão importante quanto não faltar materiais é também que eles não sobrem.

Para tanto, pode ser muito benéfico que você implemente um controle de entrada e saída de materiais. Ele pode ser feito por meio de formulários físicos ou mesmo de forma eletrônica em um computador. O importante é que ele exista, pois o auxílio será provido tanto no momento de usar os materiais quanto na hora de comprar novos. Isso economiza tempo e é capaz de trazer muito mais organização para as rotinas do consultório.

5. Horário pessoal

Sim, dentistas tem vida pessoal. Pode acreditar! Brincadeiras à parte, um ponto muito importante na organização de um consultório diz respeito aos afazeres pessoais do profissional da clínica. Logicamente, estamos falando de compromissos que adentram o horário de atendimento. E vez ou outra isso acontece, não tem jeito.

A recomendação nesses casos é tentar conciliar os compromissos de forma que não haja conflitos de horários. Parece uma situação ilusória, mas saiba que é perfeitamente possível conseguir tal feito. O segredo para isso é o planejamento antecipado. Obviamente isso não cobrirá todas as situações, mas certamente será capaz de ajudar na maioria dos casos.

Para as situações emergenciais, vale a pena considerar a parceria com outros profissionais que possam cobrir eventuais ausências do dentista responsável pelo local. Quando o paciente já vem de um tratamento iniciado, não é possível passar o atendimento. Mas há vários casos em que é possível cobrir horários em que o outro dentista precise ficar ausente. Esse planejamento prévio ajuda na organização do consultório.

6. Hábito da organização

Existe um ditado oriental que diz: “um ambiente limpo não é aquele onde mais se limpa, e sim onde menos se suja”. Essa frase pode ser usada para fazer um paralelo com a organização em um consultório odontológico. A ideia é que, uma vez que os processos tenham sido organizados, eles devem ser mantidos.

De nada adianta esforçar-se no intuito de elevar o nível de organização se logo depois tudo estará bagunçado novamente. E aqui estamos falando de processos, e não de arrumação do ambiente em si, com cada coisa em seu lugar. A questão central é implementar métodos mais ágeis e segui-los a partir do momento em que eles estão vigorando.

Uma boa recomendação para não se perder entre tantas tarefas é usar um checklist. Essa ferramenta é capaz de otimizar o tempo gasto diariamente nas tarefas de organização. Uma vez que uma conferência é feita, não é mais necessário gastar tempo tentando lembrar o que deve ser realizado e em que momento. Basta consultar o que está escrito e executar.

Caso o consultório tenha um porte mais elevado, pode-se pensar em implantar metodologias consagradas de padronização de processos. Uma das opções é adotar um sistema ISO 9001, que é reconhecido internacionalmente e pode alavancar a eficiência do negócio. Medidas mais simples também podem ser usadas, como a metodologia 5S, que preza pela organização de todos os ambientes profissionais.

7. Condicionador de ar

A ANVISA não exige que o equipamento seja utilizado, no entanto, não é porque a agência reguladora não requer a obrigação que um consultório não instalará condicionadores de ar. Portanto, os consultórios que contém esse equipamento precisam se atentar aos cuidados junto ao sistema de climatização. Quer seja ele um sistema pequeno de apenas uma central, quer seja um sistema de maior porte, capaz de climatizar um prédio inteiro com várias salas.

O fato é que o conjunto climatizador precisa de manutenção, e se isso ocorre de forma não planejada, o consultório pode perder tempo produtivo. Ou seja, será preciso parar algum atendimento pela ausência dos aparelhos condicionadores de ar.

O ideal é ter uma empresa parceira junto ao portfólio da clínica. Assim, a programação de manutenção pode ser delegada, os períodos de retirada dos aparelhos podem ser programados e nenhum procedimento precisará ser interrompido. Acredite, essa organização contará muito para o bom desempenho de seu consultório.

8. Planejamento financeiro

Em muitos casos o dentista precisa ser também o gerente do empreendimento, ou seja, a pessoa responsável por tarefas administrativas, e não somente as operacionais.

Nesse sentido, é estritamente necessário que exista em curso a execução de um bom planejamento financeiro da clínica odontológica. Por mais que os serviços prestados sejam especializados, um consultório se trata também de uma empresa e, como tal, deve ser bem administrada para que seu objetivo seja cumprido.

Ou seja, a organização também passa pela parte financeira, disso não há como escapar. Assim, o recomendável é seguir várias dicas da área para se manter organizado, principalmente quando o dentista não tem grandes habilidades com administração de empresas. Uma boa atuação nessa área pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso de um consultório.

Nesse sentido, vale sempre escriturar todas as movimentações financeiras ocorridas no consultório. Isso é de grande valia para evitar que os recursos sejam desperdiçados, pois em locais onde não há controle financeiro o dinheiro costuma ser mal aplicado e acaba deixando de ir para áreas que necessitam de investimentos.

Outra vantagem que um bom processo discricionário em relação ao dinheiro pode prover é evitar que ocorram abalos financeiros. Isso pode ser interpretado como situações de emergências na qual não há dinheiro em caixa. Em muitos casos, a solução é buscar empréstimos bancários, e o pagamento de juros pode corroer a margem de lucro da clínica.

Por fim, um planejamento financeiro é capaz de maximizar os lucros. Com o dinheiro sendo administrado de forma inteligente e programada, até o tempo dos profissionais pode ser otimizado. Um exemplo é a compra de equipamentos mais sofisticados que permitem um atendimento mais rápido. Isso ajuda a expandir o número de pacientes atendidos por dia. Mais uma ótima vantagem proporcionada pelo processo de organização.

9. Compra de material odontológico

Esse tópico passa tanto pelo controle de estoque quanto pelo planejamento financeiro, ou seja, acaba sendo uma tarefa que requer uma minúcia muito grande. A razão para isso é a especificidade que os materiais odontológicos têm. Não se trata de qualquer insumo. Alguns têm prazo de validade curto e outros precisam ser descartados logo após o uso. Assim, essa tarefa se constitui em uma das mais delicadas em um consultório dentário.

Dessa forma, faz muito sentido ter parceiros de competência para que erros sejam evitados e muito dinheiro não seja perdido. Em um primeiro nível, estamos falando das dentais, pois são elas quem prestam o primeiro e mais frequente atendimento a um profissional de odontologia. Avalie se a empresa trabalha com produtos de qualidade e se tem os itens que você necessita.

Falando de qualidade de materiais, especial atenção deve ser destinada a esse momento. Todos os produtos adquiridos devem obedecer aos padrões de fabricação indicados pela agência nacional reguladora (que nesse caso é a ANVISA). Quando o item é importado, vale constatar se são atendidas as especificações da ISO 13485, que indica os padrões de qualidade de insumos usados na assistência em saúde.

Outra boa dica para manter a organização junto a essa área é ter pleno conhecimento dos procedimentos que são realizados com maior frequência pelo profissional do consultório. A primeira vista isso pode não indicar vantagem alguma, mas não é bem assim.

Ao saber quais são os trabalhos feitos com maior regularidade, é possível planejar compras de modo mais assertivo. Assim, pode-se otimizar o controle de materiais, garantindo que somente o necessário para o momento será adquirido.

Por fim, pode ser muito interessante negociar a forma de pagamento. O ideal é que as condições oferecidas estejam em consonância com o fluxo de caixa do consultório. Como ele se trata de uma projeção futura da situação financeira da clínica, as saídas para pagamento de materiais devem ser bem provisionadas para que possam ser honradas no prazo certo e sem nenhum atraso.

10. Limpeza e manutenção

Manter um local de trabalho limpo é (no mínimo) uma obrigação de qualquer empresa séria. No entanto, quando se trata de um consultório odontológico, a preocupação deve ir além do estritamente necessário. Como se trata de biossegurança, os processos de limpeza e descontaminação devem ser minuciosamente detalhados.

Mas perceba: esse detalhamento não pode ser tal a ponto de inviabilizar a organização de um consultório. Com isso queremos dizer que se trata de uma preocupação genuína, mas não pode ser a única. Uma clínica não pode parar tudo que precisa ser feito para que a limpeza seja feita. No entanto, também não pode ser deixada de lado. Como resolver esse impasse?

A resposta é simples: com organização. Desde os menores consultórios até os de maior porte, pode-se esquematizar uma rotina de desinfecção de modo a não comprometer a capacidade de atendimento do estabelecimento. Para que isso seja possível, é necessário um grande alinhamento de processos com os responsáveis pela limpeza.

Dicas de como ganhar tempo nesse processo passam por fazer a limpeza da área menos contaminada para a de maior contaminação, evitar fazer varreduras a seco, sempre buscar usar sinalizações de ambientes em processos de limpeza para evitar acidentes e usar produtos químicos adequados à tarefa. Lembre-se de que não se trata de qualquer ambiente, e a descontaminação deve ser rigorosa para preservar a saúde dos pacientes. Saiba mais baixando o Guia de Biossegurança.

11. Planejamento de marketing

Qual é a diferença entre uma clínica com agenda cheia e outra com falta de pacientes para preencher até mesmo o horário comercial? É claro que não existe resposta simples para essa pergunta, mas uma das prováveis causas pode estar no plano de marketing que cada uma executa (supondo que as duas o tenham).

Sem dúvidas, o marketing bem-feito pode alavancar os negócios de um consultório odontológico de forma abrupta, principalmente quando as estratégias digitais são utilizadas. No entanto, esse procedimento deve vir de uma organização prévia, pois é preciso realizar investimentos para que se tenha o resultado esperado. Do contrário, tudo pode representar perda de tempo e de dinheiro.

Para que tudo seja bem organizado, primeiramente deve-se considerar que todo cliente tem um custo para ser adquirido. Sim, é isso mesmo. No marketing, isso é chamado de custo de aquisição do cliente — CAC. Assim, toda campanha deve ser elaborada sabendo de antemão qual o valor que pode ser gasto para que o cliente venha a fazer parte da carteira da clínica.

Por exemplo: se um determinado procedimento odontológico tem o preço de R$ 500,00, o custo para atrair um cliente não pode ser maior que esse valor. Na verdade, precisa ser bem inferior, pois desse total ainda serão deduzidos impostos, custos variáveis e fixos. O CAC acaba sendo um ótimo balizador na criação de iniciativas em marketing.

Outra variável que ajuda muito nesse planejamento é o LTV, sigla para Life Time Value. Isso representa o quanto de dinheiro um cliente deixa no consultório ao longo de todo o tempo que passou sendo atendido por ele. Também ajuda a estimar o valor ideal para gastar com campanhas publicitárias.

Portanto, organize-se em relação ao meio digital, expandindo o máximo possível nesse ambiente, pois os retornos costumam ser muito expressivos. Porém, faça isso de maneira planejada e sempre na companhia de profissionais da área. Assim você garante que os investimentos serão bem empregados e que não ocorrerá desperdício de dinheiro. O retorno sobre o capital aplicado poderá ser considerável, acredite.

Efetuar uma boa organização para dentistas pode não ser uma tarefa tão trivial. Os pontos a considerar são inúmeros, visto que a rotina de um consultório tem muitas peculiaridades. Os pontos principais vão desde a compra de materiais e o controle de estoque até a gestão da agenda pessoal. No entanto, com um pouco de esforço, é possível conseguir a façanha. Basta ter em mente que os processos precisam de tempo para amadurecer. E é nesse ponto que a tecnologia e a odontologia podem caminhar juntas.

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