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Tudo sobre planejamento financeiro para consultórios odontológicos

Angelus | 30 de outubro de 2019 Seria muito bom que a gestão do consultório odontológico se resumisse a equipar o espaço físico, agendar consultas e prestar um bom atendimento, porém, as coisas não são tão simples assim. Uma questão muito importante à qual os dentistas precisam estar atentos é o planejamento financeiro da clínica. Não podemos nos esquecer de que ela também é uma empresa e, como tal, precisa de um controle eficaz das finanças para garantir a sua sobrevivência no mercado e uma boa lucratividade para o profissional. E é verdade que esse pode ser um grande desafio para os profissionais da odontologia. Pensando nisso, preparamos este material para apresentar tudo que você precisa saber sobre planejamento financeiro para consultórios odontológicos. Continue lendo para entender o que ele é, sua importância, os erros que precisam ser evitados, como fazer do jeito certo e algumas ferramentas que podem ajudar nessa tarefa.

O que é planejamento financeiro?

O planejamento financeiro é uma ferramenta de gestão utilizada por empresas de todos os setores. Consiste em organizar as finanças de modo que seja possível conhecer exatamente o orçamento para tomar decisões mais assertivas. Ele permite saber ao certo como está a situação financeira da clínica odontológica, quais são os seus gastos e o lucro obtido. Assim, descobre-se se o negócio está se mantendo de maneira sustentável ou se são necessárias ações para corrigir falhas. É por meio do planejamento financeiro que podemos fazer um gerenciamento estratégico com o intuito de minimizar os custos, aumentar ganhos e fazer novos investimentos para expandir o negócio ou assegurar sua sobrevivência no mercado. Além disso, ele permite traçar cenários diferentes e definir planos de ação em situações distintas, como em uma crise econômica ou período de menor movimento. Desse modo, evitando que a clínica fique no vermelho. Resumidamente, o planejamento financeiro permite saber quanto dinheiro você tem, quanto está ganhando, para onde ele está indo, o que fazer se houver problemas e o que pode ajudar a clínica ser mais rentável.

Qual a importância do planejamento financeiro?

Como a clínica odontológica tem foco principal na saúde das pessoas, é comum que os dentistas esqueçam que ela é uma empresa. Por isso, suas finanças podem ficar descontroladas, prejudicando a renda do profissional e colocando o negócio em risco. Então, é muito importante fazer o planejamento financeiro para que ele ajude a conhecer a real situação das finanças da clínica. Assim, ela não ficará endividada e aproveitará as oportunidades que poderiam ser melhor exploradas. A seguir, listamos alguns aspectos que explicam melhor por que é importante fazer o planejamento financeiro do consultório.

Evitar gastos desnecessários

Com o planejamento financeiro, você visualizará melhor o rendimento e para onde esse dinheiro vai. Quando não fazemos esse controle corretamente é comum que valores sejam destinados àquilo que não era necessário, negligenciando o que precisa de investimento. Quando você começa a registrar as finanças da clínica, tem a oportunidade de vislumbrar um panorama real dela e consegue evitar os gastos desnecessários, que desviam o foco e impedem a atingir metas.

Prevenir abalos financeiros

Uma das estratégias do planejamento financeiro é o registro das movimentações da clínica. Ou seja, ao fazê-lo você saberá quanto dinheiro entra em caixa e quanto sai, conhecendo exatamente o rendimento do seu negócio. Além disso, consegue ver a sazonalidade da sua clínica, que são os períodos de maior ou menor movimentação. Assim, é possível traçar estratégias para que esses momentos de queda na rentabilidade não provoquem abalos financeiros.

Possibilitar investimentos

Novos investimentos são sempre necessários, seja em equipamentos odontológicos, instrumentais, especializações ou na estrutura física da clínica. Mas tudo isso precisa ser muito bem pensado para não trazer impactos negativos. Mais uma vez percebemos a importância do planejamento, pois por meio dele você define qual é o valor disponível para investir. Mesmo que isso não seja possível num determinado momento, terá uma projeção de quando será.

Aumentar os lucros

Somente cortar gastos desnecessários já ajuda a aumentar os lucros da clínica odontológica. Afinal, esse valor, que antes era praticamente perdido, agora fica disponível em caixa para ser melhor aproveitado. Mas, como o planejamento financeiro permite novos investimentos, também aumenta os lucros no sentido de que melhora a produtividade do profissional, promove a economia de recursos, como água e energia elétrica, além de materiais de consumo. Porém, perceba que muito depende do profissional, pois é preciso estar sempre se atualizando para conhecer as inovações do mercado e adotar novas estratégias, técnicas e apostar em tecnologias que permitem alcançar melhores resultados.

Quais os erros mais comuns cometidos no planejamento financeiro?

Os erros nem sempre são cometidos de propósito ou conscientemente. É comum que decisões tomadas e ações adotadas tragam prejuízos ou impactos negativos maiores do que supúnhamos. Isso também acontece com a gestão financeira do consultório. O problema é que as falhas nesse processo podem comprometer a sobrevivência da clínica. Então, é muito importante que você saiba quais são os erros mais comuns e veja se não está cometendo nenhum deles. Veja a seguir uma lista que fizemos com eles.

Misturar as finanças da clínica com as pessoais

É muito frequente que alguns empreendedores acabem misturando as finanças do negócio com suas pessoais. Isso se dá porque entendem que valores podem ser retirados do caixa da empresa, uma vez que ela supre suas necessidades pessoais. Mas não é bem assim, pois realmente a renda vem dali, mas isso não significa que seja como um cofrinho. O correto é que você estabeleça seu salário (pró-labore) e faça as retiradas somente depois de fechar o mês. Quando sua equipe receber a parte dela, a sua também será separada e daí você deve retirar os valores para seus gastos pessoais. É preciso fazer um controle financeiro diferente para a clínica e suas finanças. As contas precisam ser separadas e não é correto adotar a prática de retirar valores do caixa para almoçar ou abastecer o carro, por exemplo. Também não é recomendado retirar dinheiro da sua carteira para comprar alguma coisa para o consultório, mesmo que seja material de escritório. Tudo precisa ser separado para que a clínica não pague suas despesas nem você fique no prejuízo para atender às necessidades dela.

Desconhecer a real situação da clínica

Você sabe exatamente qual é a situação da sua Clínica, tanto financeiramente quanto de inserção no mercado? Essa é uma pergunta essencial para que você não acabe tomando decisões erradas e faça um bom planejamento financeiro. Qual é o grau de endividamento dela? E a média de faturamento? Qual é o custo para manter o funcionamento da clínica? Quanto pode ser investido? Esses são alguns aspectos que você deve observar para saber como anda sua empresa. São características básicas que você precisa ter em mente para estar consciente da sustentabilidade do seu negócio, saber se existe o risco de cair no vermelho ou chegar à falência, perceber que não está deixando passar oportunidades e aproveitar fatias do mercado.

Negligenciar os registros

Esse é um erro clássico e que a maioria das pessoas comete, sejam elas empreendedoras ou não. O ideal seria cultivar o hábito de registrar as movimentações financeiras da sua clínica para fazer o fechamento diário do caixa. Isso é fundamental para saber quanto dinheiro deu entrada e o que saiu, visualizando para onde os valores estão indo. Mesmo um gasto pequeno faz uma grande diferença no final das contas, pois ele soma a outros muitos que ocorrem continuamente. Por isso, ainda que sua secretária precise de uma caneta isso deve ser registrado para demonstrar que o valor saiu do caixa e que o investimento foi feito. É uma forma, também, de controlar possíveis desvios e desperdícios.

Não fechar o caixa

Como dito, o ideal é que o caixa seja fechado todos os dias para saber o montante de entrada e saída. Assim, ficará registrado o lucro daquele dia para que o fechamento do mês não tenha nenhuma discrepância. Alguns empresários preferem fazer esse controle mensalmente, porém, além de isso aumentar o volume de trabalho, há o risco de a conta não fechar. Afinal, ao deixar passar esse período, algo pode ficar para trás e será muito difícil descobrir onde está o erro. Portanto, ao final de cada dia procure criar pequenos relatórios com informações e dados importantes.

Precificar incorretamente os serviços

Oferecer serviços e tratamentos por um preço baixo pode ser visto como uma estratégia para atrair pacientes. No entanto, se a precificação não for feita do jeito certo existe uma grande chance de você acabar ficando no prejuízo. O ideal é mensurar o custo de funcionamento da clínica, pois ele difere para cada dentista, já que implica em aspectos individuais como região, cidade, bairro, aluguel do prédio, gastos fixos e variáveis, materiais utilizados e outros, que influenciam o valor da hora de trabalho. É uma boa alternativa ter como referência a tabela de valores praticados, mas é fundamental fazer o cálculo com base nas características da sua própria clínica. Assim, você saberá qual é o mínimo que pode ser praticado e precificar os serviços de forma justa para o seu público e rentável para você.

Como fazer um planejamento financeiro para o consultório odontológico?

Até aqui foi possível perceber que o planejamento financeiro é fundamental para o consultório odontológico, certo? Mas agora talvez você esteja se perguntando como aplicar essa estratégia do jeito certo. Não se preocupe, porque deixaremos algumas dicas de como planejar as finanças da sua clínica de um modo eficaz e sem complicações. Você verá que são necessárias apenas algumas ações para manter essa organização. Confira!

Organize as finanças

A organização é essencial para a gestão da clínica de um modo geral, mas no que se refere às finanças ela é ainda mais importante. Porém, não estamos falando apenas de manter a papelada em ordem, mas sim de conhecer os aspectos da vida financeira do consultório. Organizar as finanças consiste em colocar em uma planilha os gastos fixos, os variáveis e as entradas. Desse modo, você pode visualizar com facilidade as contas ativas, o prazo para terminar as variáveis e qual é o montante final. Tudo isso para calcular a diferença com as entradas e saber quanto realmente sobra. Muitas empresas operam no vermelho e não se dão conta disso, justamente porque não fazem esse controle e também por causa do erro que citamos de misturar as finanças pessoais com as do negócio, o que provoca uma grande bagunça. Portanto, inicie o seu planejamento organizando essas contas e fazendo a separação caso ainda haja associação do pessoal com o empresarial. Procure fazer isso utilizando um meio digital, porque o acúmulo de papéis dificulta a visualização de dados, a consulta e deixa o controle mais passível de falhas.

Defina o orçamento da sua clínica

Uma vez que você organizou as finanças e já conhece todas as contas e as entradas da clínica, é hora de fazer um orçamento mais detalhado. Nesse caso, estará avaliando fatores como o valor disponível em caixa, a capacidade de investimento em curto, médio e longo prazo, recursos necessários para alcançar metas e objetivos, entre outros. Quando você estipula o orçamento, consegue definir de forma mais assertiva quais estratégias serão adotadas para reduzir gastos e gerar uma receita maior. É assim, por exemplo, que se verifica quanto pode ser investido em uma campanha de marketing sem deixar a clínica no vermelho ou se é possível investir em novos equipamentos agora. Elencando tudo aquilo que a clínica precisa, você também consegue visualizar melhor o que pode ser feito já e aquilo que precisa esperar. Desse modo, pode planejar melhor as suas ações e tomar decisões inteligentes que não comprometerão o orçamento.

Registre todos os movimentos

Você se lembra que falamos sobre negligenciar os registros financeiros é um dos erros na gestão do consultório odontológico? Aqui reforçamos que você precisa registrar as movimentações, ainda que elas pareçam insignificantes, mas não se esqueça de que nem sempre isso está sob seu controle. Os pagamentos, por exemplo, são feitos na recepção, então, esses registros precisam ser computados pela sua equipe. Nesse sentido, é fundamental que ela esteja devidamente treinada para não se esquecer dessa tarefa tão importante. Uma forma de facilitar esse processo é por meio da utilização de um sistema que permita dar entradas e baixas de maneira mais intuitiva. Não se esqueça de que o controle de estoque também é fundamental, pois ele impacta o planejamento financeiro, já que os materiais de consumo precisam ser repostos e deve haver dinheiro em caixa para isso.

Determine metas e objetivos

Talvez você já tenha muitos planos para sua clínica odontológica, mas as metas e objetivos das quais falaremos aqui são aquelas que estão diretamente relacionadas com o planejamento financeiro do consultório. É importante que você trace metas muito bem definidas para adotar estratégias e ações que permitirão alcançá-las. Esse é o caso de aumentar o faturamento, quitar dívidas, fazer mais investimentos ou outros. Você pode até mesmo querer aumentar o seu próprio salário, criar um programa de bônus para os colaboradores ou trabalhar com descontos para fidelizar pacientes. Então, o que será necessário fazer para conquistar tudo isso? Não se esqueça de que as metas podem ser para curto, médio ou longo prazo, e é interessante pensar em todos esses períodos. Além disso, muitas vezes é preciso chegar a um objetivo para que ele permita alcançar uma meta maior. Sendo assim, embora o seu foco deva ser o resultado final, se preocupe com o caminho.

Projete diferentes cenários

É uma ilusão acreditar que você encontrará um mercado constantemente estável. Isso não acontece em nenhum ramo de atuação, portanto, tenha certeza de que haverá momentos de maior dificuldade e outros mais propícios para investimentos. Sendo assim, é fundamental que o seu planejamento financeiro projete ações para diferentes cenários. Além de você conseguir traçar mais facilmente estratégias para vencer períodos de crise e lidar com imprevistos, terá uma boa visão do melhor momento para fazer novas aquisições ou investir mais intensamente em marketing. Lembre-se de que é muito importante observar tendências, a concorrência e o comportamento do público.

Corte ou reduza gastos

Se você organizar as finanças da clínica e definir muito bem o seu orçamento, terá uma visão clara de onde porventura estão os gastos que podem ser cortados, ou pelo menos reduzidos. Esse é um dos grandes objetivos do planejamento financeiro. Não podemos afirmar quais são esses gastos porque isso depende da realidade da sua clínica. Sendo assim, faça um estudo interno e observe, por exemplo, se há desperdício de energia elétrica, água, se é possível contratar serviços mais em conta, como de internet e segurança ou se seria mais vantajoso procurar por outros fornecedores de produtos odontológicos.

Monitore e analise os resultados

Sempre que você tomar uma decisão ou adotar uma estratégia que impacte as finanças da clínica, o ideal é que também faça o monitoramento e a análise dos resultados. De nada adianta promover mudanças e não saber se elas surtiram o efeito desejado. Verifique se você conseguiu atingir as metas pretendidas com as alterações que foram feitas. Veja se é preciso fazer adequações nessas estratégias, se elas foram equivocadas ou se atingiram o que era esperado. São esses resultados que ajudarão a tomar as próximas decisões para favorecer cada vez mais a sua clínica.

Quais são as ferramentas essenciais para um bom planejamento financeiro?

Não se preocupe, porque você não está sozinho nessa tarefa de fazer o planejamento financeiro. Existem ferramentas muito eficazes que facilitam essa tarefa de modo que você consegue analisar e organizar as finanças de uma maneira mais simples. A seguir listamos as principais para que você saiba por onde começar.

Fluxo de caixa

Já falamos sobre o fluxo de caixa e a importância dele, mas você sabia que existem softwares e sistemas que podem ser utilizados para fazer esse controle? Alguns são pagos, mas outros disponibilizados gratuitamente e cumprem aquilo que prometem. Esse é o caso do QuickBooks ZeroPaper, o Hábil Empresarial e o Siscontrole.

DRE

Esta é a sigla para Demonstração do Resultado do Exercício. Trata-se de um relatório contábil que apresenta as operações financeiras da empresa em um determinado período. Permite verificar se houve lucro ou prejuízo para que o empreendedor saiba quais ações precisam ser tomadas para melhorar os resultados ou aproveitar oportunidades.

Análise SWOT

SWOT é o anagrama para as palavras em inglês strengths, weaknesses, opportunities e threats, ou seja, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. No que se refere ao planejamento financeiro, consiste em fazer uma análise daquilo que é o ponto forte da clínica, onde estão as suas fraquezas, identificar oportunidades e prever possíveis ameaças. É interessante que você faça um comparativo com essas mesmas características, mas no ambiente externo à clínica. Assim, verificará quais são os seus diferenciais, o potencial e aquilo em que a concorrência ainda leva vantagem.

Software de gestão financeira

Softwares também controlam toda a gestão financeira de uma clínica. Além de permitir a entrada de dados, geram relatórios, fazem a emissão de notas fiscais e cálculos para que nenhuma dessas tarefas seja feita diretamente por pessoas, assim, evitam falhas e erros. Uma opção interessante é o Sige Lite, mas o Hábil Empresarial também é muito completo.

Auditoria interna

A auditoria interna para o setor financeiro consiste na análise dos registros contábeis, livros-caixa, documentos, entre outros suportes que contenham informações sobre as finanças da clínica odontológica. O intuito é fazer uma análise minuciosa deles para examinar as práticas contábeis, estudar as informações e verificar se há discrepâncias, possíveis erros, fraudes ou qualquer outra irregularidade que afete as finanças. Pode ser realizada pelo contador interno ou por um profissional ou empresa terceirizada.

Quais os benefícios de um planejamento financeiro eficiente?

Como você pôde ver, o planejamento financeiro impacta praticamente toda a clínica. Quando muito bem realizado, ele traz somente vantagens, uma vez que permite ter um panorama real das finanças e ajuda a definir ações e estratégias mais objetivas. Alguns benefícios que você alcançará realizando essa prática são:
  • redução de custos;
  • aumento do lucro;
  • controle de perdas e desperdícios;
  • alcance de metas e objetivos;
  • investimentos inteligentes;
  • identificação de oportunidades;
  • maior estabilidade financeira;
  • prevenção do endividamento;
  • competitividade no mercado.
Além de tudo isso, como o planejamento financeiro ajuda a melhorar a estrutura da clínica, ele permite também fidelizar os pacientes antigos e atrair novos. Sendo assim, é uma prática que você não pode deixar de lado, e que facilmente é aplicada, ainda mais se utilizar a tecnologia ao seu favor. Desse modo, garantirá a sobrevivência da sua clínica e o sucesso dela no mercado. Quer receber mais dicas como essa diretamente em seu e-mail? Então assine a nossa newsletter para ter acesso a todos os nossos conteúdos em primeira mão!