Gestão de economia com foco em consultório: como alinhar resultados e qualidade?

O trabalho de um dentista é sempre redobrado em uma clínica, pois é preciso garantir que o negócio seja rentável sem comprometer a qualidade do serviço. Isso pode ser desafiador, sobretudo para quem não tem tanta experiência no assunto. Afinal, como é feita uma boa gestão de economia para consultório odontológico?

Para responder a essa e outras perguntas, nada melhor do que a palavra de um especialista. Pensando nisso, criamos este artigo completo em parceria com Pedro Henrique Rezende Spini, (CRO: GO 13978) Professor, Gestor e Dentista. Confira o que o especialista tem a dizer sobre o assunto e suas dicas para quem quer ter sucesso na gestão do consultório!

Por onde começar?

Atuando como Professor, Gestor e Dentista, Pedro adquiriu uma ampla experiência na área, sendo capaz de enxergar aspectos do trabalho que podem passar batidos para muitos profissionais. Por isso, ele sugere que o primeiro passo seja identificar os desafios a serem superados na gestão de economia para consultório.

Para começar, as principais dificuldades costumam ser “a falta e inadimplência dos pacientes, a organização de estoque de materiais, o treinamento da equipe, vendas e marketing”. Veja que são atividades relacionadas à gestão, algo que nem todo dentista domina — principalmente quem é iniciante.

Para Pedro, não é preciso ser um grande especialista, mas é indispensável entender essas atividades. “O dentista precisa saber pelo menos o básico”.

Como melhorar o controle de estoque?

“O controle de estoque deve ser feito e monitorado durante um bom tempo via softwares digitais ou planilhas de Excel. Quando você realiza esse controle por um determinado tempo, acaba adquirindo o hábito de sempre fazer compras maiores com prazos mais extensos, permitindo a economia com o custo dos materiais e adquirindo com descontos”, esclarece Pedro.

Uma dica importante que ele traz é estar atento à qualidade dos materiais utilizados, pois eles podem superar o custo na questão da durabilidade e eficiência. “São produtos que geram mais economia”, ele explica. A título de exemplo, ele cita “a ponteira da Angelus, a 3D Safemix, que utiliza menos material na mistura, ou as moldeiras que auxiliam o paciente a ter menos ânsia durante a moldagem”.

“O Interlig é um trançado de fibras utilizado para contenções semirrígidas que o dentista deve ter em sua gaveta para possíveis casos de trauma, economizando tanto em material quanto em tempo. O medidor de espaço protético permite economia no procedimento de preparo, mas acima de tudo precisão do desgaste, gerando qualidade no atendimento”.

“Os pinos pré-fabricados são excelentes em relação aos núcleos metálicos fundidos, tanto por permitir praticidade quanto pelas suas propriedades biomecânicas, permitindo que após cimentado no conduto radicular possam sofrer forças mastigatórias e trabalhar em conjunto com o elemento dental”.

Resumidamente, Pedro explica que todo tipo de material pode ser avaliado para reduzir custos sem abrir mão da qualidade. “Utilizar ponteiras que economizem material é uma possibilidade; outra é ter materiais que possam economizar tempo de trabalho no dia a dia, como pinos de fibra de vidro que levam a um número menor de sessões clínicas”.

O que levar em conta nos treinamentos de funcionários?

“Explicar sobre a utilização dos produtos e capacitar sempre com cursos”. Pedro aponta que conhecer os processos do dia a dia faz toda a diferença no desempenho diário da equipe. “É importante também estabelecer rotinas de trabalho diárias, semanais e mensais”.

Somado a isso, “acima de tudo ter sempre em mão o Procedimento Operacional Padrão: um guia que o funcionário utilizará no dia a dia quando tiver dúvida em relação a algum procedimento”.

Que cuidados devemos ter com o espaço de atendimento?

Uma boa gestão de economia para consultório também deve estar atenta ao espaço de trabalho. “É importante que a sala de atendimento esteja sempre organizada, pois isso tornará os procedimentos diários mais ágeis.

Por que devemos estar atentos ao cenário econômico?

Outro ponto abordado por Pedro diz respeito ao impacto da economia no consultório. A questão é justamente não tratar o negócio como se estivesse no vácuo. Além de oferecer um tratamento de qualidade, é preciso ter em mente que outros fatores influenciam o desempenho e os resultados financeiros de qualquer empreendimento.

Pedro é objetivo ao detalhar o que devemos fazer. “É necessário que o dentista se mantenha atualizado em relação ao cenário econômico, podendo se antecipar em relação a possíveis prejuízos que possa ter e, acima de tudo, para que possa aproveitar possíveis oportunidades”.

O fato é que as variações econômicas afetam os preços de tecnologias, instrumentos, insumos e serviços. Da mesma forma que nos antecipamos para abastecer o carro antes que o combustível fique mais caro, é importante prever eventuais mudanças que afetem o custo com aquilo que utilizamos no dia a dia do consultório.

“Vivemos em um mundo integralizado e acima de tudo com fácil acesso a qualquer tipo de notícia. Por esse motivo, tudo acontece muito rápido: as notícias se espalham rápido e o cenário econômico impacta diariamente a vida das pessoas”.

Na sequência, Pedro destaca outro ponto que merece atenção: questões contábeis e tributárias.

Por que o imposto de renda tem influência na rentabilidade do negócio?

“O curso de odontologia é um curso muito específico, porém bastante centrado na mão de obra do dentista. Por isso, muito conhecimento acaba sendo deixado de lado, e um dos mais importantes é justamente a área contábil”, explica.

O erro, segundo Pedro, é tentar ganhar tempo e não assumir diretamente a responsabilidade pela declaração. “Muitos acabam deixando o imposto de renda apenas na mão de um contador, o que pode não ser o ideal na maioria das vezes. O grande desafio é justamente pagar menos imposto e, assim, poder adquirir mais lucro no final do mês”.

Isso não significa que devemos abrir mão do serviço desse profissional fundamental para qualquer negócio. A questão, segundo Pedro, é entender o que está sendo feito, pois há oportunidades de desconto e redução de custos em diversos processos tributários e contábeis.

“É preciso entender a declaração — tanto em CNPJ quanto em CPF —, para que se obtenha o máximo aproveitamento financeiro e aumente-se a rentabilidade do negócio”.

Por fim, como a gestão de economia para consultório pode monitorar resultados?

Pedro conclui destacando o papel fundamental dos indicadores (KPIs) financeiros, de marketing e da própria gestão interna. “Acompanhar cada um deles nos mostrará o sucesso atingido em determinado momento, como aumento de lucro da clínica, novos pacientes, ocupação de cadeira odontológica, entre outros. Isso permite que a clínica obtenha mais lucro no final”.

Como você pôde ver, a gestão de economia para consultório tem potencial para otimizar processos e reduzir custos. Então, coloque essas dicas em prática e ofereça um tratamento cada vez melhor para fidelizar seus pacientes e ampliar a sua margem de lucro!

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