Afinal, como evitar que os pacientes faltem às consultas?

Você vai começar o seu dia e já sabe quantos atendimentos serão realizados. Bem que a rotina do dentista poderia ser simples assim. No entanto, muitas pessoas não comparecem no horário marcado, afetando o trabalho do profissional, sua organização financeira e também os outros pacientes, que poderiam marcar consulta nesse horário vago.

Mas como evitar que os pacientes faltem às consultas? Quais estratégias utilizar para otimizar o trabalho do dentista a fim de que a agenda seja cumprida?

Se você enfrenta esse problema em sua clínica ou consultório odontológico, continue a leitura e descubra como garantir o comparecimento de seus pacientes!

Faça uma comunicação clara na primeira consulta

Sabemos que uma vez que se reservou um horário para o atendimento, caso o paciente falta é um custo financeiro para o dentista, pois não é possível voltar no tempo para recuperá-lo! É comum que na primeira consulta, no desejo de conquistar o paciente evite-se temas mais ‘espinhosos’ como por exemplo informar-lhe da importância do comparecimento em todas as consultas no horário acordado e as consequências que essa falta pode acarretar.

Portanto é fundamental na ‘primeira consulta’ deixar claro ao paciente que caso ocorra alguma situação que o impeça de vir no horário marcado que avise com antecedência, pois este horário tem um valor e que será cobrado pelo mesmo. Sabemos que isso pode até gerar um desconforto para o paciente e um receio do dentista de passar essa informação e o paciente não volte, porém quando colocado de forma ‘elegante’ e clara minimizamos esse fator sem melindrar o paciente.

Como diz o velho jargão, ‘o combinado não é caro’, portanto fica a dica de deixar bem claro na ‘primeira consulta’ as regras relacionados a horários de forma educativa que as faltas por motivos mais banais como esquecimentos serão minimizadas.

E por fim, quando o paciente percebe que você colocou um custo em caso de faltas não comunicadas durante o tratamento, vai te respeitar mais como profissional, pois percebe que se você ‘valoriza seu tempo’, portanto deve ser um dentista diferenciado.

Conheça os motivos das faltas

A primeira dica é entender o motivo dessas ausências para que você possa pensar em estratégias para minimizar o problema. Em muitos casos, o paciente, simplesmente, esquece que marcou a consulta por ter agendado com muita antecedência ou por ser um atendimento de rotina, ou seja, ele não está sentindo nenhuma dor ou incômodo. O que pode ocorrer também é algum imprevisto, como um compromisso muito urgente no mesmo horário da consulta. Há casos ainda de desorganização do paciente.

É importante que você não deixe a falta passar em branco: peça para a secretária entrar em contato com o paciente para saber as razões dessa ausência. Desse modo, além de tentar entender o que ocorreu, você demonstra uma preocupação com o mesmo, fidelizando-o.

Dependendo da causa da falta, será que a solução não é oferecer horários alternativos como um dia do mês em que a clínica passe a atender antes ou após o horário comercial ou ainda aos sábados? Pode ser uma medida interessante para alguns pacientes que trabalham e têm a rotina apertada, evitando que eles faltem.

Faça as confirmações das consultas

Se você quer saber como evitar que os pacientes faltem às consultas, uma forma eficaz é fazer a confirmação do horário com um dia de antecedência, de preferência pela manhã. Aliás, é importante incorporar esse processo na rotina do consultório com todos os pacientes, inclusive para reduzir os atrasos nos casos em que a pessoa se confunde com o horário marcado.

Desse modo, caso ela indique que não tem como ir à consulta, há tempo hábil de fazer um encaixe para outro paciente, ou seja, a agenda continua completa sem prejudicar o andamento das atividades da clínica e sua saúde financeira.

Para as situações de faltas por esquecimento, esse aviso será bastante eficaz. Mas como fazer isso? Você não precisa depender só do telefone, correndo o risco de não encontrar a pessoa ou até mesmo atrapalhar seu trabalho com a ligação.

Nessas horas, o WhatsApp pode ser uma boa alternativa, pois a pessoa pode responder assim que estiver mais sossegada. Verifique com o paciente, assim que ele fizer o agendamento, por qual meio ele prefere que o lembrete do dia e horário seja feito.

Facilite a comunicação com seu público

Como evitar que os pacientes faltem às consultas? Facilitando as formas de comunicação com ele. Será que eles conseguem entrar em contato de maneira fácil com o consultório para avisar que não poderão comparecer?

A ideia aqui é disponibilizar, além do telefone, outros meios como o WhatsApp ou até mesmo o Messenger do consultório. A dica é deixar todos esses contatos no cartão de visitas, no site e nas redes sociais da clínica.

Tenha uma agenda organizada

O comportamento do público pode estar relacionado à agenda desorganizada da sua clínica. Vamos imaginar que os atrasos são constantes, ou seja, a pessoa chega pontualmente, mas é comum que fique muito tempo esperando pela consulta. Nessa situação, caso ocorra algum imprevisto e ela não puder comparecer, talvez não tenha o cuidado de avisar a secretária.

Por isso, tenha uma agenda organizada: marque as consultas de modo a fazer cada atendimento com tranquilidade. Dessa maneira, você evita atrasos que, em um dia muito cheio, pode significar deixar os pacientes dos últimos horários esperando por muito tempo.

É claro que problemas podem ocorrer no seu dia, como um encaixe inesperado, o que pode comprometer o andamento dos atendimentos. Nessas situações, cabe à secretária entrar em contato com os pacientes avisando sobre o atraso e passando o horário mais adequado para que eles compareçam ao consultório.

Tenha um bom relacionamento com os pacientes

Você já parou para pensar que a falta de comprometimento do paciente com seu consultório pode ser decorrente do relacionamento que você tem com ele? Quando o dentista e toda sua equipe oferecem um atendimento de qualidade, não apenas nos aspectos técnicos, mas na forma humanizada de tratar o público, você cria um vínculo maior com a pessoa.

A ideia é que ela se sinta acolhida no consultório, desde o momento em que agenda a consulta, passando pelo tempo em que fica na sala de espera, até a realização do tratamento.

Toda equipe deve ser cordial, olhar nos olhos do paciente, entender quais são suas queixas e também as expectativas em relação ao atendimento. Em outras palavras: você deve dar uma atenção integral ao público. Além disso, precisa deixar claro quais são as etapas do plano de tratamento, materiais utilizados, especialmente em casos de próteses e valores.

Invista na pós-consulta

O dentista deve investir ainda na chamada pós-consulta, ou seja, se mostrar disponível caso a pessoa tenha alguma dúvida após o atendimento e também relembrá-la sobre a melhor data para fazer o check-up odontológico. Você pode também ter o cuidado de enviar felicitações de aniversário ou mensagens em datas especiais.

Quando o paciente percebe que recebe um atendimento diferenciado, cria uma relação de confiança com o dentista. Assim, dificilmente vai faltar na consulta, porque ele passa a respeitar o trabalho do profissional. Se não puder comparecer, lembrará de avisar com antecedência.

Agora você já sabe como evitar que os pacientes faltem às consultas, utilizando algumas estratégias. Com isso, consegue ter uma rotina mais organizada e otimizar o trabalho de toda a equipe, além de garantir que as finanças de seu consultório não fiquem prejudicadas.

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